Người dân có thể nộp văn bản công chứng điện tử trong các giao dịch về đất đai

Bắt đầu từ tháng 7/2025, Văn phòng Công chứng Đào Duy An, TP Hà Nội đã chính thức triển khai hình thức công chứng điện tử đặc biệt là các giấy tờ trong giao dịch liên quan đến đất đai. Dưới sự hướng dẫn của công chứng viên, chỉ sau gần 30 phút, chị Nguyễn Thị Huyên, người dân tại xã Phúc Thịnh, TP Hà Nội đã thực hiện xong các thủ tục công chứng điện tử liên quan đến giao dịch đất đai mà không phải chờ đợi lâu hay phô tô nhiều loại giấy tờ.

Chị Nguyễn Thị Huyên phấn khởi chia sẻ: “Tôi đã được nghe trên các phương tiện truyền thông đại chúng về công chứng điện tử trong các giao dịch về đất đai. Tuy nhiên, sau khi được nghe các công chứng viên hướng dẫn, chỉ ra các căn cứ pháp lý về việc sử dụng văn bản công chứng điện tử trong các giao dịch đất đai, tôi thấy rất nhiều lợi ích như không tốn nhiều thời gian, chi phí và đặc biệt là việc lưu trữ bằng bản điện tử giúp tôi yên tâm khi sử dụng mà không phải bảo quản bằng bản giấy bất tiện như trước đây”.

Sau khi có bản công chứng điện tử, người dân và doanh nghiệp đã có thể tiếp tục thực hiện các thủ tục tiếp theo là nộp hồ sơ số hóa cùng văn bản công chứng điện tử trên cổng dịch vụ công trực tuyến một cách nhanh gọn, thuận tiện mà không mất thời gian đi lại nhiều để nộp văn bản công chứng giấy như trước kia.

Mong ước của chị Nguyễn Thị Huyên cùng đông đảo người tham gia giao dịch là trong thời gian chờ hoàn thiện các loại cơ sở dữ liệu quốc gia về đất đai, công chứng, hộ tịch, liên thông được các cơ sở dữ liệu này và cấp giấy chứng nhận tài sản bản kỹ thuật số thì khi đã có văn bản công chứng điện tử, các cơ quan hành chính cần tiếp nhận trực tuyến toàn bộ hồ sơ biến động về bất động sản (hồ sơ chuyển nhượng, thế chấp, tặng cho quyền sử dụng đất và bất động sản).

Các giấy tờ mà người dân và doanh nghiệp cần nộp bản chính cho nhà nước cũng như giấy chứng nhận quyền sử dụng đất bản giấy cấp mới sang tên thì có thể gửi và trả qua đường bưu chính để không còn tình trạng phải xếp hàng nộp bản giấy bất kỳ loại giấy tờ gì tại trung tâm hành chính công, tiết kiệm tối đa thời gian, chi phí.

Vừa thực hiện xong thủ tục chứng thực bản sao điện tử các giấy tờ liên quan đến giao dịch đất đai tại Văn phòng Công chứng Lê Xuân, TP Hà Nội, anh Trần Văn Cường, trú tại phường Long Biên, TP Hà Nội - chủ một công ty chuyên về kinh doanh bất động sản cũng phấn khởi chia sẻ, không ngờ việc chuyển từ công chứng, chứng thực truyền thống sang điện tử lại nhanh gọn và mang lại nhiều tiện ích như vậy.

Nếu như trước đây muốn sao y bản chính một số loại giấy tờ để tham gia dự thầu, cần phô tô từng bản và chờ công chứng viên ký lần lượt từng loại khá mất thời gian, thì hiện giờ chỉ cần số hóa các bản chính và có thể ký số một loạt hàng trăm bản với các loại giấy tờ khác nhau bằng một thao tác ký số duy nhất rất nhanh gọn. Bản chứng thực điện tử còn được dùng nhiều lần tại nhiều cơ quan, thủ tục khác nhau. Đây thực sự là bước cải cách thủ tục hành chính phù hợp với yêu cầu hiện nay khi hầu hết các thủ tục đều được thực hiện trên môi trường số”, anh Trần Văn Cường cho biết.

Hiện nay, việc sử dụng văn bản công chứng điện tử không còn là dự báo mà đã được quy định rõ ràng trong hệ thống pháp luật hiện hành. Theo đó, khoản 4, Điều 224, Luật Đất đai năm 2024 quy định các thủ tục hành chính về đất đai được thực hiện bằng hình thức trực tiếp, qua bưu chính hoặc trên môi trường điện tử và có giá trị pháp lý như nhau. Nghị định số 151/2025/NĐ-CP ngày 12/6/2025 của Chính phủ quy định về phân định thẩm quyền của chính quyền địa phương 2 cấp, phân quyền, phân cấp trong lĩnh vực đất đai cũng quy định rõ, cho phép người yêu cầu đăng ký đất đai được lựa chọn nộp hồ sơ trực tuyến qua Cổng dịch vụ công Quốc gia hoặc Cổng dịch vụ công cấp tỉnh. 

Đặc biệt, theo hướng dẫn tại Công văn số 05/BTP-BTTP ngày 5/1/2026 của Bộ Tư pháp, theo quy định của pháp luật đất đai thì người yêu cầu đăng ký đất đai có thể nộp văn bản công chứng điện tử trên Cổng dịch vụ công Quốc gia hoặc Cổng dịch vụ công cấp tỉnh để thực hiện thủ tục đăng ký đất đai, tài sản gắn liền với đất, cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất.

Công văn cũng nêu rõ, Hiệp hội Công chứng viên Việt Nam thông tin rộng rãi đến các tổ chức hành nghề công chứng trên cả nước. Trường hợp có cơ quan, tổ chức cụ thể nào chưa tiếp nhận văn bản công chứng điện tử trên Cổng dịch vụ công, Hiệp hội Công chứng viên Việt Nam cần kịp thời phản ánh về Bộ Nông nghiệp và Môi trường để xem xét, xử lý theo thẩm quyền.

Theo ông Đào Duy An, Tổng thư ký Hiệp hội Công chứng viên Việt Nam, việc triển khai văn bản công chứng, chứng thực bản sao điện tử đã mang lại những lợi ích đột phá. Trước hết, hoạt động này giúp tiết kiệm thời gian, chi phí, người dân không cần phải có mặt trực tiếp tại các cơ quan hành chính, giảm thiểu việc đi lại và chờ đợi. Bên cạnh đó, giúp minh bạch hóa hồ sơ; dữ liệu điện tử giúp ngăn chặn tình trạng giả mạo giấy tờ, đảm bảo tính chính xác và thống nhất của hồ sơ địa chính. Đồng thời, hoạt động này góp phần đơn giản hóa thủ tục hành chính. Theo đó, thay vì nộp bản sao giấy, người dân có thể gửi trực tiếp văn bản điện tử có chữ ký số của công chứng viên lên cổng dịch vụ công.

Như vậy, điểm nhấn nổi bật nhất hiện nay chính là sau đề xuất của Hiệp hội Công chứng viên Việt Nam, văn bản công chứng điện tử trong các giao dịch về đất đai được công nhận, tiếp nhận tại các cơ quan hành chính. Đây là một bước tiến quan trọng trong chuyển đổi số lĩnh vực công chứng, là hành động cụ thể nhằm phục vụ nhân dân tốt hơn. Hoạt động này cần các cơ quan, đơn vị và người dân cùng phối hợp thực hiện để tạo nên một nền hành chính hiện đại, chuyên nghiệp và hiệu quả.