Công an tỉnh Thanh Hoá tăng tốc tiến độ số hóa hồ sơ, tài liệu
Số hóa hồ sơ, tài liệu nghiệp vụ là quá trình sử dụng thiết bị công nghệ để tiến hành sao, chụp thông tin trong hồ sơ, tài liệu lưu trữ dạng văn bản giấy sang dạng dữ liệu kỹ thuật số. Đây là chủ trương lớn của Bộ Công an để thực hiện Đề án "Lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan Nhà nước giai đoạn 2020 - 2025", đồng thời cũng là một trong những nhiệm vụ trọng tâm trong thực hiện Đề án "Phát triển ứng dụng dữ liệu về dân cư, định danh và xác thực điện tử phục vụ chuyển đổi số quốc gia giai đoạn 2022 - 2025" của Chính phủ.
Thực hiện chỉ đạo của Bộ Công an, thời gian qua, Công an tỉnh Thanh Hoá đã ban hành Kế hoạch thực hiện "số hóa" hồ sơ, tài liệu trong lực lượng Công an Thanh Hóa. Với khối lượng hồ sơ nghiệp vụ lưu trữ rất lớn, các đơn vị Công an trong tỉnh đã tập trung huy động nhân lực, thiết bị, quyết tâm hoàn thành các chỉ tiêu Bộ Công an giao trong năm 2024, hướng đến mục tiêu phải đạt từ 50% trở lên chỉ tiêu Bộ Công an giao trong năm 2024 đối với công tác số hóa hồ sơ, tài liệu.
Để đẩy nhanh tiến độ thực hiện, Giám đốc Công an tỉnh Thanh Hoá yêu cầu Công an các đơn vị, địa phương tập trung nghiên cứu, bám sát quy định của Bộ Công an và hướng dẫn của các Cục nghiệp vụ, tăng cường lực lượng, rà soát các trang bị kỹ thuật đường truyền mạng… phục vụ công tác số hóa hồ sơ tài liệu nghiệp vụ. Việc chỉnh lý, "số hóa" hồ sơ, tài liệu phải tuân thủ quy trình, nguyên tắc bảo vệ bí mật Nhà nước, bảo đảm toàn vẹn hồ sơ, tài liệu gốc, tuyệt đối không để mất, thất lạc, hư hỏng hoặc làm thay đổi, xáo trộn trật tự sắp xếp tài liệu trong từng tập hồ sơ, kho hồ sơ lưu trữ.
Phòng Hồ sơ là đơn vị được giao chủ trì tham mưu, hướng dẫn công tác "số hóa", tài liệu lưu trữ trong lực lượng Công an Thanh Hóa, đồng thời phải trực tiếp triển khai thực hiện "số hóa" hồ sơ, tài liệu nghiệp vụ được lưu trữ tại đơn vị. Để đáp ứng trang thiết bị, cơ sở vật chất phục vụ đợt cao điểm, Phòng Hồ sơ đã được Công an tỉnh trang bị 40 máy scan, 13 máy vi tính, kết nối mạng đường truyền cùng nhiều trang thiết bị khác phục vụ số hóa giai đoạn năm 2024 - 2025. Thực hiện nhiệm vụ được giao, Phòng Hồ sơ đã tập trung nghiên cứu các văn bản của Bộ Công an để tham mưu việc tổ chức triển khai, hướng dẫn quy trình, cách thức số hóa hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến cho Công an các đơn vị, địa phương. Từ khi thực hiện kế hoạch, cán bộ, chiến sĩ Phòng Hồ sơ cùng 35 cán bộ, chiến sĩ được điều động từ các phòng nghiệp vụ Công an tỉnh đã làm việc với tinh thần trách nhiệm cao nhất, chạy đua với thời gian để đẩy nhanh tiến độ thực hiện, đồng thời luôn bảo đảm tuân thủ đúng quy trình số hóa, tiến hành sắp xếp, chỉnh lý, bảo quản hồ sơ, scan văn bản giấy, lập danh mục, nhập hồ sơ, tài liệu lên phần mềm số hóa. Với sự chỉ đạo quyết liệt và sự quan tâm động viên, đầu tư kịp thời vật tư, trang thiết bị của lãnh đạo Công an tỉnh, trong 9 tháng năm 2024, đơn vị đã hoàn thành số hóa hơn 12 triệu trang hồ sơ tài liệu và đang tập trung phấn đấu đến hết năm 2024 hoàn thành đạt và vượt kế hoạch đề ra là quét 40% trên tổng số hồ sơ chưa số hóa với trên 75.000 tập, tương đương trên 18 triệu trang tài liệu.
Theo số liệu thống kê chung, từ đầu năm 2024 đến nay, Công an toàn tỉnh Thanh Hoá đã số hóa gần 20 triệu trang tài liệu (đạt 60.9%). Đối với hồ sơ tài liệu hình thành phổ biến trong CAND từ tháng 10/2023 đến hết tháng 9/2024 đã số hóa trên 300.000 văn bản, đạt tỉ lệ 90%. Đối với hồ sơ nghiệp vụ lưu trữ đã số hóa gần 260.000 hồ sơ, đạt 66,7%; số hóa các thủ tục hành chính phát sinh hằng ngày đều bảo đảm 100% người dân không phải khai báo lại những giấy tờ đã có, ngoài ra đã số hóa thêm gần 63.000 kết quả giải quyết thủ tục hành chính từ trước ngày 1/7/2022 và còn hiệu lực… Trong đó, đã có nhiều đơn vị hoàn thành 100% hồ sơ nghiệp vụ lưu trữ thuộc diện số hóa, như: Phòng Cảnh sát PCCC và CNCH, Phòng Quản lý xuất nhập cảnh, Công an các huyện: Quan Sơn, Thường Xuân, Vĩnh Lộc, Nga Sơn, Thiệu Hóa… Kết quả bước đầu này cơ bản bảo đảm tiến độ và vượt chỉ tiêu được giao, thể hiện sự nỗ lực, sáng tạo và quyết tâm của lãnh đạo Công an các cấp và cán bộ, chiến sĩ trực tiếp tham gia thực hiện công tác số hóa, góp phần tích cực trong công cuộc chuyển đổi số quốc gia, phục vụ hiệu quả công tác chuyên môn, nghiệp vụ của lực lượng Công an ngày càng tốt hơn.
Đối với công tác "số hóa" hồ sơ, kết quả giải quyết thủ tục hành chính, chia sẻ phục vụ cung cấp dịch vụ công trực tuyến thuộc các lĩnh vực: Quản lý xuất nhập cảnh; quản lý hành chính về trật tự xã hội; phòng cháy, chữa cháy; đăng ký, quản ký phương tiện giao thông… Đã "số hóa" 100% hồ sơ, kết quả giải quyết thủ tục hành chính phát sinh hằng ngày, đồng bộ 100% kết quả giải quyết thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền của Bộ Công an lên Cổng Dịch vụ công Quốc gia. Kết quả, các đơn vị đã số hóa được gần 1,4 triệu hồ sơ, tài liệu phát sinh từ ngày 1/7/2022 (đạt trên 66%) và gần 1,2 triệu hồ sơ, tài liệu phát sinh trước ngày 1/7/2022 và còn hiệu lực (đạt trên 50%).
Tuy nhiên, khối lượng hồ sơ, tài liệu nghiệp vụ lưu trữ còn rất lớn, với quyết tâm cao nhất hoàn thành 100% công tác số hóa trong thời gian ngắn nhất, Công an tỉnh Thanh Hoá đã mở đợt cao điểm 60 ngày đêm thực hiện số hóa, kể từ ngày 23/10 đến 31/12/2024. Theo kế hoạch, Công an tỉnh Thanh Hoá đã điều động tăng cường 101 cán bộ, chiến sĩ thực hiện số hóa hồ sơ, tài liệu nghiệp vụ lưu trữ tất cả các ngày trong tuần, kể cả buổi tối, ngày nghỉ, tiến hành rà soát, chỉnh lý, định thời hạn bảo quản, quét, kiểm tra, làm sạch dữ liệu đối với 100% hồ sơ được số hóa.