Kỳ 3: Trước mất cả buổi, giờ chỉ… 1 phút
Để góp phần xây dựng hình ảnh lực lượng lo thủ tục giấy tờ liên quan đến XNC chuyên nghiệp, chính quy, hiện đại, Phòng Quản lý XNC Công an thành phố luôn chủ động trong công tác cải cách hành chính (CCHC), duy trì hiệu quả các tiện ích, ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) trong giải quyết các thủ tục của đơn vị.
Trong những năm gần đây, Phòng Quản lý XNC đã chủ động ứng dụng CNTT trong công tác, trong đó nổi bật là công tác triển khai khai báo tạm trú cho người nước ngoài qua mạng Internet. Hiện nay, thay vì đến trụ sở Công an, chỉ cần người nước ngoài hoặc chủ cơ sở lưu trú có thiết bị kết nối Internet như điện thoại, máy tính… là có thể thực hiện khai báo.
Bắt đầu từ năm 2013, Phòng Quản lý XNC đã triển khai khai báo tạm trú (KBTT) cho người nước ngoài qua mạng Internet. Thời điểm trước năm 2017, số KBTT qua mạng chiếm khoảng trên 70% trên tổng số lượt KBTT. Gần 30% còn lại là thực hiện khai báo bằng phiếu.
Nguyên nhân là tại thời điểm đó quy định việc khai báo tạm trú cho người nước ngoài chỉ có một hình thức là KBTT qua phiếu. Nhưng do số lượng người nước ngoài tại thành phố đông, áp lực trong việc tiếp nhận, nhập phiếu báo lớn nên Phòng Quản lý XNC đã chủ động đề xuất, thực hiện KBTT qua mạng Internet.
| Các ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý xuất nhập cảnh được đánh giá là hiệu quả cao. |
Từ tháng 2/2017, khi Thông tư 53-BCA có hiệu lực, ngoài việc KBTT bằng phiếu, cho phép thực hiện thêm hình thức KBTT qua mạng đơn giản hơn, không phải in ấn các biểu mẫu, chỉ cần thực hiện đăng ký và khai báo thông tin với các thao tác đơn giản qua máy tính, ipad, điện thoại thông minh.
Đối tượng thực hiện việc KBTT qua mạng được mở rộng cho tất cả các loại cơ sở lưu trú nên số lượng KBTT qua mạng luôn chiếm trên 95% tổng số lượt KBTT. Sự cải cách trong thủ tục hành chính này đã tạo điều kiện cho người nước ngoài và chủ cơ sở lưu trú thực hiện KBTT theo đúng quy định của pháp luật. Mặt khác, góp phần đẩy mạnh việc sử dụng CNTT đến Công an 24 quận/huyện và Công an 322 phường, xã từng bước hiện đại hóa hành chính vì nhân dân phục vụ.
Thông tin KBTT của người nước ngoài được cập nhật nhanh chóng, tức thời ngay trên hệ thống. Do đó, việc tra cứu, xác nhận KBTT trở nên dễ dàng, hiệu quả. Người khai báo không phải nộp phiếu trực tiếp tại phường, không tốn kém thời gian, công sức đi lại, giúp cho việc quản lý tại cơ sở trở nên minh bạch, tránh các phiền hà không đáng có.
Theo Phòng Quản lý XNC, Công an TP Hồ Chí Minh, trong năm 2019 có hơn 3,5 triệu lượt người nước ngoài KBTT qua mạng. Đây là cách khai báo nhanh gọn, nếu thực hiện thành thạo thì chỉ mất khoảng 1 phút là xong. Chỉ cần người nước ngoài hoặc chủ cơ sở lưu trú có thiết bị kết nối Internet như điện thoại, máy tính… là có thể thực hiện được mà không cần phải mất cả buổi để đi lại trụ sở Công an phường, xã, thị trấn như trước đây.
Đại tá Phạm Ngọc Tiến, Trưởng phòng Quản lý XNC, Công an TP Hồ Chí Minh, cho biết qua thời gian triển khai, phương thức KBTT qua mạng đã cho thấy hiệu quả rất rõ nét. Đặc biệt, trong thời gian tình hình dịch bệnh COVID-19 diễn biến phức tạp, việc kiểm tra di chuyển của người nước ngoài đến từ các vùng dịch bằng chương trình này đã rất tiện, cụ thể là đã khai thác ngay nơi người nước ngoài đang lưu trú để cơ quan y tế có các biện pháp quản lý phù hợp. Hiện nay đã có hơn 95% người dân sử dụng KBTT cho người nước ngoài bằng hình thức qua mạng.
Để sử dụng hình thức này, người sử dụng chỉ cần có thiết bị kết nối Internet, sau đó dù ở bất cứ đâu, thời gian nào, chỉ cần truy cập vào trang web hochiminh.xuatnhapcanh.gov.vn và tạo tài khoản KBTT, đăng nhập vào tài khoản khai báo cho người nước ngoài và ấn lưu thông tin… Song song đó, ở bất cứ đâu, bất cứ thời gian nào, cán bộ phụ trách địa bàn đều có thể kiểm tra, nắm bắt tình hình một cách nhanh chóng, chủ động.
Đến cuối năm 2019, với số lượng người nước ngoài đăng ký tạm/lưu trú tại TPHồ Chí Minh là khoảng 120.000 người, việc khai báo online đã mang lại rất nhiều thuận lợi cho người dân. Với Phòng Quản lý XNC, việc này đã giảm nhân công lao động trong việc nhập và quản lý phiếu báo; giảm thiểu việc nhập sai, nhập thiếu thông tin; tránh các trường hợp bị mất phiếu báo do quá trình vận chuyển từ địa phương lên đơn vị để nhập vào hệ thống như trước đây. Thông tin vì vậy được cập nhật trên hệ thống nhanh chóng, tức thời.
Việc này cũng đã giúp đơn vị thay đổi cách làm, cách tuyên truyền giúp cho người dân dễ dàng tiếp cận với dịch vụ hành chính công và tăng sự hài lòng của người dân khi thực hiện các thủ tục, tiếp tục thực hiện có hiệu quả công tác CCHC tại Phòng Quản lý XNC.
Thông qua trang KBTT đã kết nối đường truyền tiếp nhận KBTT người nước ngoài đến gần 24.000 cơ sở lưu trú góp phần nâng cao hơn nữa trong công tác quản lý tạm trú người nước ngoài trên địa bàn thành phố; duy trì việc chuyển đổi dữ liệu tạm trú từ trang KBTT phục vụ nhu cầu khai thác cho CBCS trong đơn vị và Công an 23 quận, huyện.
Trong năm 2019, Phòng Quản lý XNC đã hoàn thành việc trang bị thiết bị tin học, đường truyền Internet đến Công an quận, huyện và Công an 322 phường, xã trên địa bàn thành phố. Mới đây, Phòng Quản lý XNC đã đưa ứng dụng công nghệ đọc mã vạch hai chiều QR Code và sử dụng máy quét tờ khai tốc độ cao thực hiện quét tờ khai cấp, đổi hộ chiếu phổ thông. Từ đó với những trường hợp người dân đã khai trực tuyến tại website của Cục Quản lý XNC và các tỉnh, thành khác không phải khai lại hồ sơ khi đến nộp tại đơn vị.
Điều này không chỉ giúp tốc độ quét, khai, lập hồ sơ nhanh hơn, người dân ít mất thời gian hơn mà làm cho năng suất giải quyết hồ sơ của cán bộ, chiến sĩ tăng lên 20% và giảm nhân lực tại bộ phận xử lý lên đến trên 40% (trước đây phải sử dụng 3-4 cán bộ thì hiện nay chỉ cần một cán bộ để xử lý quét tờ khai).
Phòng Quản lý XNC đã tích hợp hệ thống cắt ảnh hộ chiếu trẻ em tự động, giúp CBCS không phải thực hiện việc quét ảnh hộ chiếu như trước đây. Tiếp tục thực hiện mô hình “tờ khai điện tử” ngay tại trụ sở, trong năm 2019 đã có 277.285 trường hợp khai qua mạng (tỷ lệ trên 84,3%)…
Theo Đại tá Phạm Ngọc Tiến, trong thời gian qua, Phòng Quản lý XNC luôn chủ động ứng dụng CNTT trong công tác CCHC, tập trung vào việc chuẩn hóa đội ngũ CBCS trực tiếp giải quyết các thủ tục cho dân góp phần xây dựng hình ảnh lực lượng XNC chuyên nghiệp, chính quy, hiện đại. Các ứng dụng CNTT đang thực hiện tại đơn vị đều được đánh giá là hiệu quả cao, được người dân đồng tình ủng hộ.