Bước chuyển mình trong công tác số hóa hồ sơ, tài liệu của Công an Thủ đô

Qua hơn 1 năm tổ chức triển khai, thực hiện, với nỗ lực lớn, quyết tâm cao, lãnh đạo Phòng tham mưu Công an TP Hà Nội cùng CBCS trực tiếp thực hiện nhiệm vụ số hóa hồ sơ, tài liệu đã chủ động ứng dụng công nghệ thông tin; phân công nhiệm vụ phù hợp với từng giai đoạn cụ thể, tìm tòi, thử nghiệm, thường xuyên tổng hợp, đánh giá, rút kinh nghiệm để đưa ra những cách làm phù hợp, cải tiến, sáng tạo, rút ngắn thời gian trong từng khâu số hóa, góp phần đạt và vượt chỉ tiêu công tác đã đề ra.

Chúng tôi có mặt tại Phòng tham mưu, Công an TP Hà Nội vào những ngày tiết trời chuyển mùa. Trong căn phòng làm việc ở tầng 1, Đại úy Lê Thị Thu Thủy, cán bộ văn thư Công an TP Hà Nội cùng các thành viên tổ số hoá vẫn miệt mài bên  máy tính, cần mẫn thực hiện các thao tác… Đây được coi là bước "chuyển mình" quan trọng trong công tác số hóa hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến, đưa công tác hồ sơ từ quản lý đơn thuần, thủ công đến lưu trữ điện tử hóa hồ sơ trên môi trường điện tử; phục vụ công tác quản lý, tra cứu, khai thác thông tin, hồ sơ, tài liệu trên các hệ thống cơ sở dữ liệu điện tử. Qua đó, góp phần cải cách thủ tục hành chính trong CAND nói chung và Công an Thủ đô nói riêng…

 Gặp chúng tôi, Đại uý Thuỷ cho hay: Theo kế hoạch, trước ngày 15/9/2024, chúng tôi phải hoàn thành việc tổ chức thu thập, sắp xếp, chỉnh lý, số hóa 100% hồ sơ, tập lưu văn bản đi của Công an TP, Công an các đơn vị, quận, huyện, thị xã, phát hành trong giai đoạn từ ngày 6/8/2018 đến hết ngày 31/12/2023. Tuy nhiên, với tinh thần quyết tâm, nỗ lực hoàn thành chỉ tiêu, nhiệm vụ được giao, tính đến ngày 13/9, bộ phận thực hiện nhiệm vụ số hóa hồ sơ, tài liệu của Công an TP đã hoàn thành vượt chỉ tiêu đề ra với 1.100 tập hồ sơ; vượt 6 tháng theo kế hoạch.

Khi được Ban chỉ huy Đội tin tưởng, giao nhiệm vụ tham mưu xây dựng kế hoạch số hóa hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong Công an TP Hà Nội, chị không khỏi lo lắng. Nói về những khó khăn, chị tiếp lời: Đây là nhiệm vụ mới, chưa có tiền lệ; bên cạnh đó, cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ tại Công an các đơn vị, quận, huyện, thị xã đa phần chưa được đào tạo bài bản về nghiệp vụ văn thư, lưu trữ nên việc triển khai thực hiện công tác số hóa còn lúng túng, nhất là việc số hóa và lưu trữ đối với tài liệu có độ "Tuyệt mật". Trong khi đó, đây là chủ trương quan trọng, muốn thực hiện được phải có sự thống nhất…

Để đảm bảo tiến độ, chị và các cán bộ Tổ số hoá Phòng tham mưu thường xuyên phải làm việc ngoài giờ; đồng thời đẩy mạnh việc ứng dụng công nghệ thông tin vào thực hiện nhiệm vụ, góp phần đẩy nhanh tiến độ, vượt chỉ tiêu kế hoạch đề ra.

Chị cho biết: Ở giai đoạn 1, đó là việc thu thập, sắp xếp chỉnh lý tài liệu. Phần việc này, do thanh niên, phụ nữ Phòng Tham mưu phối hợp thực hiện ngoài giờ. Trong khoảng thời gian này (từ ngày 15/6- 30/6), do các cán bộ được trưng tập không chuyên nên để đảm bảo việc sắp xếp, chỉnh lý được cẩn thận, tỉ mỉ, đúng quy định, Đại uý Thuỷ cùng với Trung úy Phạm Anh Hùng và cán bộ Tổ số hoá thường xuyên phải tăng ca để hướng dẫn cán bộ tăng cường. "

Chúng tôi là phụ nữ, ngoài công việc còn phải đảm nhận thiên chức của người vợ và người mẹ. Rất may, tôi đã nhận được sự ủng hộ của chồng nên có thể toàn tâm, toàn ý vào công việc…", Đại uý Thuỷ cho biết. Bước vào giai đoạn 2, việc số hoá thực hiện với tài liệu tuyệt mật do đó suốt quá trình số hoá toàn bộ đều thực hiện bằng máy không kết nối mạng, kể cả mạng nội bộ… Vì thế, việc tổng hợp dữ liệu từ các cán bộ tăng cường số hoá được thực hiện theo phương pháp thủ công, bằng ổ cứng theo ngày, tuần để tổng hợp rà soát nên mất nhiều thời gian- chị Thuỷ tiếp lời.

 Với Trung úy Phạm Anh Hùng, cán bộ Phòng tham mưu thì đó cũng là những ngày khó quên, anh cho biết: "Bên cạnh việc tăng ca, làm việc ngoài giờ, chúng tôi đã không ngừng tìm tòi, rút kinh nghiệm, quy chuẩn hóa quy trình một cách hợp lý, khoa học cũng như ứng dụng triệt để công nghệ thông tin bằng những công cụ sẵn có, góp phần tăng năng suất, hiệu quả công tác. Trong quá trình đó, sự động viên, khích lệ, hướng dẫn kịp thời của các đồng chí chỉ huy đơn vị là động lực giúp chúng tôi hoàn thành nhiệm vụ được giao".

Trao đổi với chúng tôi, Thượng tá Dương Minh Tuyến, Phó trưởng Phòng tham mưu Công an TP Hà Nội chia sẻ: Nhận thức được vai trò, tầm quan trọng của công tác số hóa hồ sơ, tài liệu theo chỉ đạo của Bộ Công an và Công an TP, Công an các đơn vị, quận, huyện, thị xã đã tập trung lãnh đạo, chỉ đạo thực hiện nghiêm túc, hiệu quả. Qua triển khai đã tổ chức quán triệt tới toàn thể CBCS thực hiện nhiệm vụ số hóa hồ sơ, tài liệu nhận thức rõ đây là nhiệm vụ bắt buộc phải thực hiện và hoàn thành nhằm đạt và vượt chỉ tiêu Bộ Công an giao, tiến tới chuyển đổi số trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ và quản lý tài liệu lưu trữ.

Cụ thể, căn cứ vào kế hoạch của Công an TP, Phòng tham mưu đã chủ trì, phối hợp các phòng nghiệp vụ chức năng tham mưu lãnh đạo Công an TP bố trí các trang, thiết bị máy tính, thiết bị văn phòng phục vụ công tác số hóa; trưng dụng và tổ chức tập huấn, hướng dẫn cho 20 CBCS Công an các quận tăng cường để thực hiện nhiệm vụ số hóa hồ sơ, tài liệu của Công an TP. Đồng thời, xây dựng, ban hành nội quy phòng Số hóa và xây dựng hướng dẫn Công an các đơn vị, quận, huyện, thị xã quy trình số hóa hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong Công an TP Hà Nội.

Công an các đơn vị, quận, huyện, thị xã đã xây dựng kế hoạch để tổ chức triển khai, thực hiện trong đơn vị bảo đảm nghiêm túc, hiệu quả nhằm đạt mục tiêu, yêu cầu kế hoạch đề ra. Trong đó, Phòng tham mưu Công an TP Hà Nội với vai trò là đơn vị được giao chủ trì tham mưu, hướng dẫn việc triển khai, thực hiện kế hoạch, căn cứ tình hình thực tiễn và yêu cầu công tác đã chủ động tham mưu, báo cáo, đề xuất lãnh đạo Công an TP các nội dung, giải pháp nhằm thực hiện có hiệu quả công tác số hóa hồ sơ, tài liệu trong Công an TP…

Điểm nhấn nổi bật là việc áp dụng công nghệ thông tin, sử dụng phối hợp các phần mềm văn phòng để lập trình, chuẩn hóa kho dữ liệu sẵn có trong phần mềm Lotus Note thành dữ liệu hoàn chỉnh, giúp rút ngắn đáng kể thời gian thực hiện một quy trình số hóa và hạn chế tối đa sai sót trong quá trình nhập liệu.

Với những nỗ lực không ngừng, kết quả đạt được trong công tác số hoá của Công an TP Hà Nội đã đạt được những kết quả ấn tượng. Đến hết ngày 10/9 đã hoàn thiện số hóa, tổng số 1.103 hồ sơ, tương đương 330.900 tờ tài liệu, đạt 100% chỉ tiêu công tác đã đề ra, hoàn thành sớm hơn 5 ngày so với tiến độ dự kiến). Không dừng lại ở đó, Công an TP Hà Nội đã tổ chức số hóa hồ sơ, tập lưu văn bản đi do Công an TP phát hành từ ngày 1/1/2024 đến hết ngày 30/6/2024, với tổng số 191 hồ sơ (tương đương 57.300 tờ tài liệu, vượt chỉ tiêu công tác đã đề ra)…