Đề xuất các quy định về lưu trữ số tài liệu hình thành phổ biến trong CAND

Hiện nay, Bộ Công an được Chính phủ giao nhiều nhiệm vụ quan trọng liên quan đến chuyển đổi số để hướng đến xây dựng Chính phủ điện tử như: Xây dựng Trung tâm Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, căn cước công dân, hộ chiếu điện tử; ứng dụng định danh điện tử thực hiện dịch vụ công trực tuyến; kết nối gửi nhận văn bản qua trục liên thông văn bản điện tử của Chính phủ…Các nhiệm vụ này đều liên quan đến lưu trữ điện tử, lưu trữ số. Tuy nhiên, một số vấn đề còn chưa được quy định chặt chẽ, có tính pháp lý như: Việc gửi nhận tài liệu điện tử; sử dụng tài liệu lưu trữ theo hình thức trực tuyến, trình tự, thủ tục công nhận tài liệu lưu trữ điện tử; quản lý, sử dụng tài liệu lưu trữ số trong Công an các đơn vị, địa phương.

Để khắc phục những bất cập, hạn chế nêu trên thì việc xây dựng, ban hành thông tư của Bộ trưởng Bộ Công an quy định lưu trữ số tài liệu hình thành, phổ biến trong CAND là cần thiết, nhằm bảo đảm tính đồng bộ, phù hợp với các quy định mới trong Luật Lưu trữ năm 2024, góp phần thể chế hóa các chủ trương, chính sách của Đảng và Nhà nước, đáp ứng nghiệp vụ công tác lưu trữ trong thực tế.

Dự thảo Thông tư quy định công tác lưu trữ số tài liệu hình thành phổ biến trong CAND gồm 4 chương, 51 điều; quy định về nghiệp vụ lưu trữ số, xây dựng, quản lý, vận hành kho lưu trữ số, hệ thống thông tin, cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ tài liệu hình thành phổ biến trong CAND.

Dự thảo thông tư này áp dụng đối với các đơn vị trực thuộc Bộ Công an; Công an tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương; Công an huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, thành phố thuộc thành phố trực thuộc trung ương; Công an xã, phường, thị trấn (sau đây gọi chung là Công an đơn vị, địa phương).

Về nguyên tắc sử dụng tài liệu lưu trữ số, dự thảo thông tư quy định:

 Tài liệu lưu trữ số được sử dụng thông qua các hình thức: đọc, cấp bản sao, cung cấp thông tin từ tài liệu lưu trữ số và cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ.

Tài liệu lưu trữ số được sử dụng thông qua phần mềm ứng dụng của đơn vị.

 Tài liệu lưu trữ số được tạo bản sao cung cấp cho người sử dụng bằng định dạng số hoặc định dạng giấy.

Tài liệu lưu trữ số bản dành cho người sử dụng được nhân bản từ bản gốc tài liệu lưu trữ số, theo định dạng gói tin sử dụng (DIP) để cung cấp cho người sử dụng làm bằng chứng pháp lý.

 Người dùng chỉ được thực hiện các hình thức sử dụng tài liệu lưu trữ số sau khi được cấp tài khoản đăng nhập vào hệ thống.

Về hệ thống lưu trữ số tài liệu, dự thảo thông tư quy định, hệ thống lưu trữ số tài liệu hình thành phổ biến trong CAND gồm các kho lưu trữ số cơ quan (lưu trữ số hiện hành) của Công an các đơn vị, địa phương, cụ thể:

Kho lưu trữ số tài liệu ở Văn phòng Bộ do Phòng Hành chính phối hợp với Trung tâm Thông tin chỉ huy quản lý, vận hành. Ở các đơn vị trực thuộc Bộ là phòng Tham mưu tổng hợp, Công an cấp tỉnh là phòng Tham mưu thực hiện chức năng văn thư, lưu trữ tài liệu hình thành phổ biến trong CAND. Công an cấp huyện, cấp xã thực hiện nghiệp vụ lưu trữ số tài liệu qua hệ thống mạng máy tính kết nối bảo mật với phòng Tham mưu. 

Hệ thống kho lưu trữ số trong CAND được xây dựng, đặt tại trụ sở của Công an các đơn vị, địa phương.

Liên quan đến yêu cầu chung của kho lưu trữ số, dự thảo thông tư quy định cụ thể như sau:

Đáp ứng đầy đủ các tiêu chuẩn kỹ thuật và quy trình nghiệp vụ lưu trữ tài liệu lưu trữ số, quản lý cơ sở dữ liệu và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ số.

Bảo đảm lưu trữ tài liệu, dữ liệu, hồ sơ theo thời hạn lưu trữ.

Bảo đảm thiết kế hạ tầng công nghệ, thiết bị lưu trữ, hệ thống đường truyền đáp ứng yêu cầu gia tăng tài liệu lưu trữ số, cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ và lượt truy cập theo thời gian.

Có khả năng vận hành độc lập, không phụ thuộc vào công nghệ, thiết bị, đơn vị cung cấp giải pháp.

Bảo đảm kết nối, tích hợp, liên thông, chia sẻ thông tin, dữ liệu với các kho dữ liệu khác. Hệ thống phần mềm cần đáp ứng kết nối, khai thác dữ liệu lưu trữ số qua Trục chia sẻ dữ liệu Bộ Công an (LGSP).

Bảo đảm tính xác thực, tin cậy, toàn vẹn và khả năng truy cập, sử dụng tài liệu, dữ liệu theo thời hạn lưu trữ.

Bảo đảm khả năng hoạt động liên tục và nâng cấp theo thời gian.

Đáp ứng đầy đủ tính năng, chức năng bảo đảm an toàn, an ninh thông tin tài liệu lưu trữ, sao lưu dự phòng công nghệ và sao lưu dự phòng lưu trữ.

Bảo đảm thống kê hồ sơ, tài liệu, dữ liệu và số lượt truy cập vào hồ sơ, tài liệu, dữ liệu trong kho lưu trữ số.

 Thiết kế phù hợp với kiến trúc tổng thể xây dựng Chính phủ điện tử, Chính phủ số và chiến lược chuyển đổi số tại Việt Nam.

Phù hợp với các tiêu chuẩn quốc gia, tiêu chuẩn quốc tế về lưu trữ số và quản lý dữ liệu số.

Toàn văn dự thảo thông tư được đăng trên Cổng Thông tin điện tử Bộ Công an để lấy ý kiến trong thời gian 60 ngày kể từ ngày 3/1/2025.