Công chứng từ xa- bước phát triển tất yếu trong kỷ nguyên số
Trong tiến trình chuyển đổi số và cải cách thủ tục hành chính, việc tiếp tục duy trì yêu cầu hiện diện vật lý như một điều kiện bắt buộc trong công chứng đang trở thành một điểm nghẽn thể chế. Vấn đề không còn nằm ở chỗ có nên cho phép công chứng từ xa, mà là chậm trễ bao lâu nữa trước khi thừa nhận một phương thức đã trở thành thông lệ quốc tế.
Pháp luật Việt Nam hiện đã bước đầu công nhận công chứng điện tử theo hình thức trực tiếp hoặc đa điểm có công chứng viên. Tuy nhiên, công chứng từ xa-nơi người yêu cầu công chứng không cần đến trụ sở mà xuất hiện qua môi trường trực tuyến-vẫn chưa được cho phép. Khoảng trống này ngày càng bộc lộ rõ khi nhu cầu giao dịch từ xa gia tăng mạnh mẽ, đặc biệt trong các lĩnh vực thương mại, đầu tư và dịch vụ.
Thực tiễn quốc tế cho thấy xu hướng đã định hình. Tại Hoa Kỳ, công chứng từ xa được triển khai rộng rãi tại phần lớn các bang và trở thành một phương thức chính thức, không phải giải pháp tình thế. Ở châu Âu, Pháp đã hợp pháp hóa từ năm 2020 với nền tảng kỹ thuật được kiểm soát chặt chẽ; Đức dù thận trọng cũng đã cho phép trong một số giao dịch doanh nghiệp; Estonia triển khai toàn diện nhờ hệ thống định danh số. Ngay cả các quốc gia châu Á như Singapore, Hàn Quốc cũng đang từng bước mở rộng xác thực từ xa trong giao dịch pháp lý.
Điểm đáng chú ý là các quốc gia này không nới lỏng tiêu chuẩn an toàn pháp lý, mà thay đổi cách thức bảo đảm. Nếu trước đây sự hiện diện vật lý là phương tiện duy nhất để công chứng viên kiểm tra ý chí và năng lực hành vi, thì nay công nghệ cho phép thực hiện điều đó thông qua các lớp kiểm soát chặt chẽ hơn: xác thực danh tính điện tử, quan sát trực tiếp qua hình ảnh thời gian thực, và ghi hình toàn bộ quá trình để lưu trữ, truy vết. Ở nhiều khía cạnh, khả năng kiểm soát này còn vượt trội so với phương thức truyền thống.
Về bản chất, công chứng không nhằm xác nhận sự có mặt vật lý, mà nhằm bảo đảm tính tự nguyện, năng lực hành vi và tính hợp pháp của giao dịch. Sự hiện diện vật lý chỉ là một phương tiện lịch sử. Khi điều kiện kỹ thuật đã thay đổi, việc tiếp tục tuyệt đối hóa phương tiện đó dễ dẫn đến bảo thủ hình thức, làm suy giảm hiệu quả của chính hoạt động công chứng.
Tất nhiên, công chứng từ xa không phải không có rủi ro, từ giả mạo danh tính đến tác động cưỡng ép ngoài tầm quan sát. Tuy nhiên, kinh nghiệm quốc tế cho thấy những rủi ro này có thể kiểm soát bằng công nghệ và quy trình: xác thực đa lớp, ghi hình bắt buộc, lưu trữ dữ liệu điện tử và cơ chế truy vết. Vấn đề không phải là loại bỏ rủi ro, mà là quản trị rủi ro ở mức chấp nhận được, tương tự như cách pháp luật đã và đang làm với nhiều lĩnh vực khác.
Trong bối cảnh Việt Nam, các điều kiện nền tảng đã sẵn sàng. Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, hệ thống định danh điện tử, chữ ký số và hạ tầng số đang từng bước hoàn thiện. Trở ngại lớn nhất hiện nay không phải là công nghệ, mà là khuôn khổ pháp lý chưa theo kịp thực tiễn.
Việc tiếp tục không thừa nhận công chứng từ xa sẽ làm gia tăng chi phí tuân thủ, kéo dài thời gian giao dịch và tạo ra sự lệch pha giữa pháp luật với đời sống kinh tế số. Ngược lại, nếu được thiết kế và kiểm soát hợp lý, đây có thể trở thành một công cụ hiệu quả để nâng cao chất lượng dịch vụ công, mở rộng khả năng tiếp cận pháp lý cho người dân và doanh nghiệp.
Cách tiếp cận phù hợp không phải là cho phép đại trà, mà là triển khai theo lộ trình thận trọng. Trước hết, có thể thí điểm đối với các giao dịch đơn giản, kèm theo các điều kiện chặt chẽ về xác thực danh tính, ghi hình và kiểm soát nền tảng kỹ thuật. Trên cơ sở đó, từng bước mở rộng phạm vi khi hệ thống vận hành ổn định.
Cải cách thể chế không thể đi sau thực tiễn quá lâu. Công chứng từ xa không còn là lựa chọn mang tính thử nghiệm, mà là một bước phát triển tất yếu của hoạt động công chứng trong kỷ nguyên số. Việc sớm thừa nhận và điều chỉnh mô hình này không chỉ đáp ứng nhu cầu thực tiễn, mà còn thể hiện năng lực thích ứng của hệ thống pháp luật trước những thay đổi nhanh chóng của xã hội.