Đẩy mạnh tiếp nhận văn bản công chứng điện tử, tạo thuận lợi cho người dân và doanh nghiệp

Người dân thuận tiện hơn khi chuẩn bị hồ sơ

Thực tế triển khai tại một số trung tâm phục vụ hành chính công cho thấy một tín hiệu tích cực, văn bản công chứng điện tử và bản sao chứng thực điện tử đã bắt đầu được tiếp nhận thay cho bản giấy trong hồ sơ đăng ký đất đai. Việc này được khởi động từ Trung tâm Phục vụ hành chính công số 8 của Hà Nội và đang lan tỏa tới một số trung tâm khác trên địa bàn thành phố, đồng thời bước đầu triển khai tại một số địa phương như Lào Cai và Đà Nẵng... Việc chính thức chấp nhận văn bản điện tử thay thế bản giấy cho thấy quá trình chuyển đổi số trong lĩnh vực này đang dần đi vào thực chất.

Hiện nay, người dân có thể nộp trực tuyến hợp đồng công chứng điện tử và các giấy tờ đã được chứng thực bản sao điện tử thông qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia. Khi tiếp nhận hồ sơ, bộ phận một cửa có thể kiểm tra tính xác thực của chữ ký số bằng công cụ của Trung tâm Chứng thực điện tử quốc gia. Nhờ vậy, các loại giấy tờ đã được công chứng hoặc chứng thực bản sao điện tử hợp lệ không còn phải nộp bổ sung bản giấy để đối chiếu như trước đây. Các tổ chức hành nghề công chứng cũng đang tích cực hỗ trợ người dân tiếp cận phương thức giao dịch mới.

Tại nhiều văn phòng công chứng, nhân viên sẵn sàng hướng dẫn người dân thực hiện việc chứng thực bản sao điện tử, tạo hồ sơ và nộp trực tuyến hoàn toàn miễn phí. Nhờ đó, những người chưa quen với các thao tác điện tử vẫn có thể thực hiện thủ tục thuận lợi. Việc tiếp nhận văn bản công chứng điện tử không chỉ giúp giảm bớt giấy tờ cho người dân mà còn giảm đáng kể khối lượng xử lý hồ sơ giấy cho cơ quan tiếp nhận.

Anh Phạm Hồng Hạnh, xã Phúc Thịnh, Hà Nội đến làm thủ tục tại Văn phòng Công chứng ở Hà Nội cho biết: “Ngoài thủ tục về đất đai, thủ tục mua bán xe cũng diễn ra khá nhanh chóng với quy trình công chứng điện tử, kết quả là có hợp đồng điện tử mua bán xe gửi sang cơ quan Công an làm thủ tục sang tên rất thuận tiện”.

Đẩy mạnh chuyển đổi số, tiến tới thủ tục đăng ký biến động đất đai trực tuyến toàn trình

Mặc dù đã có những chuyển biến tích cực, song trong quá trình triển khai thực tế vẫn còn một số vướng mắc khiến quy trình chưa thể vận hành hoàn toàn trên môi trường điện tử. Trước hết, một số loại giấy tờ hiện nay vẫn chưa thể nộp dưới dạng điện tử như các giấy tờ được cấp dưới dạng bản sao trích lục hoặc những tài liệu chưa có cơ chế chứng thực bản sao điện tử. Trong những trường hợp này, người dân vẫn phải nộp bản giấy để cơ quan tiếp nhận đối chiếu theo quy định.

Đối với thủ tục đăng ký biến động quyền sử dụng đất, người dân vẫn phải trực tiếp nộp bản giấy hồ sơ khai thuế,  bản gốc giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất để cơ quan có thẩm quyền thu hồi trước khi cấp giấy chứng nhận mới. Ngoài ra, đối với thủ tục đăng ký thế chấp quyền sử dụng đất, mặc dù quy định mới đã bỏ việc ghi nội dung thế chấp trực tiếp trên giấy chứng nhận nhưng quy trình đăng ký hiện nay vẫn chưa được thực hiện trực tuyến toàn trình. Người dân vẫn phải nộp đơn đăng ký bằng bản giấy và chờ cơ quan đăng ký xác nhận theo phương thức thủ công. Bên cạnh đó, quy trình xử lý hồ sơ tuy đã cải thiện nhưng vẫn còn nhiều tầng nấc, thời hạn giải quyết còn chậm.

Để cải cách thực sự mang lại thuận lợi cho người dân, trước hết cần đẩy mạnh việc liên thông dữ liệu giữa cơ quan thuế và cơ quan đăng ký đất đai, cho phép kê khai và nộp nghĩa vụ tài chính hoàn toàn trực tuyến. Đối với giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, có thể nghiên cứu cơ chế tiếp nhận và trả kết quả linh hoạt hơn. Đối với hồ sơ khai thuế, thúc đẩy thực hiện kê khai điện tử và ký số của người nộp thuế; các cơ quan thuế cần trả thông báo thuế bằng tin nhắn, email, …và dân chỉ cần nộp thuế qua smartbanking.

Đối với thủ tục đăng ký giao dịch bảo đảm, trong bối cảnh quy định mới đã bỏ việc ghi thông tin thế chấp trực tiếp trên giấy chứng nhận, quy trình đăng ký cần được thiết kế lại theo hướng thực hiện trực tuyến toàn trình, hạn chế tối đa việc sử dụng hồ sơ giấy. Cùng với đó, hệ thống đăng ký giao dịch bảo đảm cần cho phép công chứng viên, chủ sở hữu tài sản và các bên liên quan có thể tra cứu kết quả đăng ký thông qua tài khoản cá nhân hoặc mã QR được cấp kèm theo kết quả đăng ký. Cách làm này giúp tăng tính minh bạch và an toàn cho các giao dịch dân sự, thương mại.