Hiệu quả thiết thực từ chuyển đổi số doanh nghiệp

Hoàn thiện hệ thống quản lý tài chính với hóa đơn điện tử

Cuộc Cách mạng công nghiệp lần thứ tư (CMCN 4.0) thúc đẩy các quốc gia, doanh nghiệp chuyển đổi cách thức vận hành truyền thống sang các hình thức đổi mới sáng tạo phù hợp với xu thế mới.

Theo dòng chảy đó, năm 2022, Chính phủ Việt Nam đã phê duyệt Chiến lược quốc gia phát triển kinh tế số và xã hội số, trong đó hóa đơn điện tử là giải pháp chủ đạo trong công tác quản lý thuế với việc xây dựng và tạo lập kho cơ sở dữ liệu để đối chiếu, phân tích rủi ro với độ an toàn, chính xác cao cho cơ quan thuế.

Hóa đơn điện tử mang lại hiệu quả cao cho các công ty trong việc quản lý và kê khai chứng từ trong quá trình thực hiện các giao dịch thương mại. Lập hóa đơn điện tử cho phép tự động hóa các công việc tốn thời gian và dễ xảy ra lỗi như nhập dữ liệu, đối sánh và phê duyệt. 

MobiFone đã đưa ra giải pháp hóa đơn điện tử toàn diện giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí và tối ưu hoá hoạt động. Giải pháp này được phát triển nhằm hỗ trợ cho các cơ quan, doanh nghiệp, tổ chức, hộ kinh doanh tạo lập, xuất và quản lý phát hành hoá đơn điện tử hiệu quả, đúng pháp luật. 

MobiFone Invoice đáp ứng đầy đủ quy định của Nhà nước về quản lý hoá đơn. Giải pháp cũng được cập nhật liên tục theo các quy định pháp luật mới nhất để đảm bảo tính pháp lý cho hóa đơn, thuận tiện và đáp ứng các yêu cầu của người sử dụng. 

Giải pháp hóa đơn điện tử hiện đại MobiFone Invoice giúp doanh nghiệp thực hiện các nghiệp vụ trên hóa đơn điện tử, truyền nhận hóa đơn điện tử lên Cơ quan Thuế theo quy định pháp luật một cách nhanh chóng, tiện lợi, an toàn và bảo mật. Đồng thời, giải pháp còn dễ dàng tích hợp với nhiều phần mềm kế toán giúp doanh nghiệp đồng bộ hoá các hoạt động. 

Đội ngũ chăm sóc khách hàng (CSKH) chuyên nghiệp được chuyên môn hoá giúp giải đáp các thắc mắc và hỗ trợ kỹ thuật cho doanh nghiệp 24/7 khi sử dụng giải pháp MobiFone Invoice. 

Qua số liệu khảo sát cụ thể thực tế các công ty có quy mô trên 1.000 nhân viên, số lượng hóa đơn từ vài chục nghìn đến hàng triệu triệu hóa đơn/tháng,  đang sử dụng giải pháp MobiFone Invoice như: Nam Á Bank, Công ty Cổ phần Cấp nước Bà Rịa – Vũng Tàu và Công ty Cổ phần Nước sạch Quảng Ninh, mỗi công ty đã đăng ký sử dụng 6 triệu hóa đơn trên MobiFone Invoice. Trước khi triển khai giải pháp của MobiFone, với số lượng 6 triệu hóa đơn, nếu sử dụng hóa đơn giấy, những công ty này có thể mất tới hàng tỉ đồng tiền in ấn, vận chuyển, lưu trữ... Sau khi sử dụng MobiFone Invoice, mỗi công ty chỉ chi khoảng hơn 300 triệu đồng cho các hoạt động liên quan đến hóa đơn. Đồng thời, các công ty chỉ cần 1 nhân sự sử dụng phần mềm, thay vì 3 nhân sự như trước đây.

Đại diện công ty Cổ phần Cấp nước Bà Rịa – Vũng Tàu cho biết: “Việc sử dụng giải pháp MobiFone Invoice giúp công ty cắt giảm được khá nhiều thời gian và chi phí cho vận hành, nhờ đó chúng tôi tập trung nguồn lực vào các công việc liên quan đến chuyên môn chính của doanh nghiệp.”

Tiết kiệm tiền bạc, thời gian và nhân lực

Thủ tục giấy tờ là chi phí tốn kém nhất trong bất kỳ tổ chức nào vì nó được sử dụng hàng ngày. Không chỉ các khoản tiền mua giấy tờ, mực in, máy in, không gian, thiết bị lưu trữ, thời gian tìm kiếm thông tin từ các văn bản giấy cũng là vấn đề đau đầu của các nhà lãnh đạo doanh nghiệp bởi nó ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu suất nhân sự.

MobiFone Smart Office được biết đến là bộ giải pháp số hóa văn phòng hàng đầu hỗ trợ cho doanh nghiệp trong thời kỳ chuyển đổi số. Đây là giải pháp sở hữu kho tính năng đa dạng, số hóa các tác vụ văn phòng giúp doanh nghiệp tổ chức quản lý, điều hành hoạt động văn phòng, các quy trình nghiệp vụ hành chính một cách nhanh gọn và hiệu quả trên một nền tảng hợp nhất.

Thực tế cho thấy, sau khi triển khai giải pháp Smart Office của MobiFone (cụ thể là 2 giải pháp eOffice và eCabinet), mọi văn bản trình ký, giấy tờ nội bộ đều được số hóa, tiết kiệm thời gian và nhân sự đáng kể cho Tổng Công ty (TCT) Thuốc lá Việt Nam.

Với đặc thù mô hình Công ty mẹ - Công ty con với 19 đơn vị thành viên, việc số hóa được công tác văn phòng và các hoạt động điều hành giữa TCT và các đơn vị thành viên sẽ đem lại hiệu quả cao. TCT Thuốc lá Việt Nam đã chọn Smart Office để số hóa toàn bộ quy trình. 

Đại diện MobiFone chia sẻ, việc triển khai giải pháp Smart Office sẽ tiết kiệm 90% thời gian hao phí cho công việc hành chính của TCT Thuốc lá Việt Nam: Thời gian dành cho việc nộp đơn, sắp xếp và tìm kiếm tài liệu giấy nên được tối ưu để nhân sự tập trung cho những công việc hiệu quả hơn hay những dự án tạo ra doanh thu. Việc số hóa toàn bộ dữ liệu lên phần mềm hỗ trợ nhân viên tìm kiếm thông tin nhanh chóng chỉ với 1 nút bấm, thay vì chật vật tìm kiếm hàng tập giấy tờ chất đống trong tủ tiêu tốn rất nhiều thời gian.

Tiết kiệm không gian nơi làm việc: Không gian làm việc quyết định tới 60% hiệu suất làm việc của nhân viên. Đội ngũ nhân viên làm việc năng suất hơn hẳn khi TCT nâng cấp văn phòng đẹp, khang trang và hiện đại hơn nhờ tiết kiệm không gian lưu trữ giấy tờ.

Rất nhiều loại chi phí từ nhỏ tới lớn mà TCT có thể tiết kiệm được khi sử dụng mô hình Văn phòng không giấy như: Giảm thiểu tối đa chi phí cho giấy tờ, máy in, mực in, bưu phí; Cắt giảm không gian văn phòng cho việc lưu trữ các hộp tài liệu giấy; Các loại chi phí thất thoát do rủi ro…

Sau 1 năm đầu sử dụng eOffice, TCT đã xử lý: 2.729 văn bản đến (Đảng và Chuyên môn); 1.192 Văn bản đi (đến các đơn vị trực thuộc và liên thông UBQLV ); 10 loại văn bản ký số điện tử toàn trình theo luồng của TCT.

Ngoài ra giải pháp phòng họp không giấy tờ eCabinet rất phù hợp với mô hình đoàn thể của Tổng Công ty, chuyên biệt hơn các sản phẩm họp trực tuyến trên thị trường hiện nay. Hơn 50 cuộc họp tại khối cơ quan TCT đã hoàn toàn sử dụng hệ thống eCabinet, bao gồm các cuộc họp của Đảng ủy, họp giao ban…

Đại diện MobiFone cho biết thêm, hiện nay, có hơn 8.000 doanh nghiệp tin tưởng lựa chọn sử dụng MobiFone Smart Office. Bên cạnh tính năng sản phẩm phù hợp, mang lại hiệu quả cao trong hoạt động điều hành doanh nghiệp thì giá cả và hình thức thanh toán dịch vụ linh hoạt cũng hấp dẫn các doanh nghiệp trong nước.

Từ thực tế trên cho thấy, chuyển đổi số doanh nghiệp giúp mọi thủ tục trong quá trình vận hành được hoàn thành nhanh chóng và chính xác hơn, đồng thời tối ưu hóa năng suất làm việc của nhân viên. Cùng với CMCN 4.0, chuyển đổi số đã trở thành lựa chọn sống còn nếu doanh nghiệp muốn tiếp tục tồn tại và phát triển.