Hồ sơ số giáo dục và học bạ điện tử, thúc đẩy chuyển đổi số ngành giáo dục

Quản lý toàn diện nhà trường trên môi trường số

Việc quản lý giấy tờ đã trở thành gánh nặng với các trường học khi mất nhiều không gian, thời gian, chi phí và nhân lực để lưu trữ, bảo quản khối lượng rất lớn hồ sơ và bảng điểm của hàng triệu học sinh mỗi năm học. Hơn nữa việc lưu trữ hồ sơ, học bạ giấy rất dễ thất lạc, gây mất dữ liệu và tìm kiếm lại khó khăn. Chính vì vậy, nhiều trường học đã lựa chọn hồ sơ số giáo dục và học bạ điện tử để hiện đại hóa công tác quản lý, giảm áp lực quản lý hồ sơ, sổ sách thủ công, từ đó góp phần nâng cao chất lượng giảng dạy.

Nếu như trước đây, công tác quản lý trong giáo dục chủ yếu thông qua hồ sơ, sổ sách khá thủ công, tốn nhiều công sức và chi phí, thì giờ đây, việc quản lý hồ sơ, sổ sách của cán bộ, giáo viên đã được đơn giản hóa khi sử dụng hồ sơ số giáo dục vnEdu HSS của VNPT. Với giải pháp này, tất cả dữ liệu đã được cập nhật lên hệ thống phần mềm giúp nhà trường quản lý tập trung, tiện lợi mà không phức tạp về mặt sổ sách.

Đại diện VNPT cho biết, hồ sơ số giáo dục vnEdu HSS gồm 2 chức năng chính là hồ sơ giáo dục và quản lý giáo án. Trong đó, hồ sơ giáo dục gồm các quyển sổ cơ bản dành cho nhà trường đúng quy định của Bộ giáo dục và Đào tạo như: Sổ đăng bộ, Sổ ghi đầu bài, Sổ theo dõi và đánh giá học sinh, Sổ chủ nhiệm,… Điểm nổi bật của hồ sơ số giáo dục là nhà trường có thể quản lý tập trung, dễ dàng cập nhật, tra cứu hồ sơ, sổ sách theo thời gian thực.

Với chức năng quản lý giáo án, giáo viên sẽ dễ dàng tạo và lưu trữ giáo án trên hệ thống, tránh bị mất hoặc hỏng rách giáo án. Nhờ được số hóa và lưu trữ trên hệ thống nên khi cần giáo viên có thể tra cứu, tìm kiếm dễ dàng.

Thực tế tại nhiều trường học, từ khi sử dụng chức năng quản lý giáo án của Hồ sơ số giáo dục vnEdu HSS, việc quản lý và theo dõi đăng tải giáo án của giáo viên, kiểm tra và phê duyệt giáo án được thực hiện nhanh chóng, hiệu quả hơn so với phương thức truyền thống. Nhà trường có thể ghi chú các nội dung giáo viên cần chỉnh sửa trong giáo án để nâng cao chất lượng. Bên cạnh đó, công tác thống kê giáo án thông qua các mẫu biểu hoàn toàn trực quan, góp phần nâng cao chất lượng quản lý.

Thúc đẩy chuyển đổi số toàn ngành giáo dục

Bên cạnh hồ sơ số giáo dục vnEdu HSS, học bạ điện tử cũng là ứng dụng nằm trong hệ sinh thái giáo dục thông minh vnEdu 4.0 của VNPT nhằm đáp ứng nhu cầu số hóa toàn diện học bạ thông qua ký số, ký dấu.

Học bạ điện tử được quản lý tập trung, nhất quán nên dễ dàng cung cấp đầy đủ file học bạ các năm trước của học sinh khi cần truy xuất. Dữ liệu thông tin học sinh và kết quả học tập được kết xuất chính xác và đầy đủ từ hệ thống quản lý trường học vnEdu. Điều này giúp nhà trường dễ dàng theo dõi tình hình kết chuyển học bạ qua màn hình báo cáo tổng quan.

 Không những thế, việc thống kê báo cáo cũng được thực hiện nhanh chóng hơn trước đây. Trước đây với học bạ giấy, nếu ghi sai giáo viên phải gạch bỏ phần sai, dập xoá, rất mất thời gian.

Tuy nhiên khi số hóa toàn bộ sổ sách, hồ sơ, mọi thứ đã dễ dàng, thuận tiện hơn cho giáo viên. Giải pháp học bạ điện tử giúp giáo viên tiết kiệm thời gian, giảm áp lực sổ sách.

Với nhà trường, học bạ điện tử mang lại nhiều lợi ích trong quản lý, tiết kiệm chi phí in ấn, quản lý sổ sách, thuận tiện lưu trữ và tăng tính chuyên nghiệp.

Còn với phụ huynh học sinh, học bạ điện tử giúp theo dõi và kiểm soát quá trình học tốt hơn; giúp quá trình tuyển sinh hiệu quả hơn bằng việc đơn giản hóa quy trình đăng ký. Ngoài ra, khi muốn chuyển trường, học sinh có thể dễ dàng gửi bảng điểm tới các trường dự định đến. Nhà trường có thể nhanh chóng xem xét và xử lý các đơn đăng ký, giảm thời gian chờ đợi.

Điểm đặc biệt với hồ sơ số giáo dục và học bạ điện tử đều tích hợp sẵn chữ ký số từ xa VNPT SmartCA. Điều này giúp nhà trường có thể kết chuyển mọi sổ sách sang dạng PDF và ký số nhanh chóng, mọi lúc mọi nơi trên mọi thiết bị, đúng quy định của Bộ Giáo dục và Đào tạo.

Người dùng còn có thể tùy chỉnh chữ ký theo nhu cầu, quản lý trên hệ thống để sử dụng ngay khi cần và ký số với số lượng lớn, tiết kiệm thời gian và công sức cho giáo viên, người quản lý…

Việc triển khai hồ sơ số giáo dục vnEdu HSS và học bạ điện tử sẽ giúp các Sở/Phòng Giáo dục và Đào tạo cả nước tiết kiệm chi phí, nâng cao hiệu quả và tăng cường bảo mật dữ liệu.

Với những giá trị, tiện ích mang lại, các giải pháp này đang được ứng dụng, phát huy hiệu quả tại nhiều trường học, cơ sở giáo tục trên cả nước trong việc số hóa toàn bộ hồ sơ, nghiệp vụ của nhà trường, giúp hiện đại hoá công tác quản lý, thúc đẩy chuyển đổi số toàn ngành giáo dục. VNPT cho biết hiện nay đã có hơn 9000 trường học và cơ sở giáo dục trên cả nước sử dụng giải pháp vnEdu HSS và học bạ điện tử.