Trắng đêm số hóa hồ sơ
5 giờ sáng, phố núi Đà Lạt vẫn còn chìm trong màn sương đêm, nhưng CBCS Phòng Hồ sơ nghiệp vụ Công an tỉnh Lâm Đồng đã làm việc khẩn trương. Từng chồng hồ sơ bụi bặm, ẩm mốc, nhàu nát, được tỉ mỉ số hóa, chỉnh lý khoa học của từng CBCS trong đợt cao điểm.
Cuối giờ chiều, Thượng tá Khúc Thị Trung, Trưởng Phòng Hồ sơ nghiệp vụ Công an tỉnh Lâm Đồng gọi “các con” lên báo cáo tiến độ công việc số hóa hồ sơ trong ngày. Chị có thói quen gọi những CBCS trẻ trong đơn vị đang ở độ tuổi con mình là “con”. Nghe vừa gần gũi, tình cảm, lại như một lời động viên tinh thần nhẹ nhàng, tiếp thêm động lực để CBCS trẻ nỗ lực công tác, hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ, nhất là trong đợt cao điểm số hóa hồ sơ, tài liệu trong lực lượng Công an theo Kế hoạch của Bộ Công an và Công an tỉnh Lâm Đồng.
Thượng tá Khúc Thị Trung cho biết, với số lượng hồ sơ đang lưu trữ theo phương thức truyền thống tại đơn vị rất lớn, để đạt được mục tiêu Ban Giám đốc Công an tỉnh Lâm Đồng đề ra là số hóa 15.000 hồ sơ trong đợt cao điểm (60 ngày đêm), tất cả CBCS của đơn vị đã được điều động để thực hiện nhiệm vụ.
Đặc thù của hồ sơ nghiệp vụ lưu trữ đều có giá trị nghiệp vụ cao nên không thể huy động rộng rãi các lực lượng cùng tham gia thực hiện số hóa. Với nguồn nhân lực và cơ sở vật chất hiện tại, đơn vị gặp không ít khó khăn trong quá trình triển khai.
Hằng ngày, công việc của Phòng Hồ sơ nghiệp vụ bắt đầu từ 5 giờ sáng và kết thúc vào lúc 0 giờ ngày hôm sau. Thậm chí, không ít CBCS sẵn sàng làm việc tới 2 giờ sáng để đẩy nhanh tiến độ, nỗ lực hoàn thành đạt và vượt chỉ tiêu đề ra. Trong khoảng thời gian này, CBCS của Phòng Hồ sơ nghiệp vụ Công an tỉnh Lâm Đồng phải chia thành các ca, kíp, vừa để đảm bảo giải quyết công việc hằng ngày, không để tồn đọng, lại vừa triển khai có hiệu quả nhiệm vụ số hóa hồ sơ, tài liệu, đồng thời chỉnh lý lại toàn bộ hồ sơ giấy tờ đã được số hóa tại đơn vị.
Công việc được thực hiện liên tục, xuyên ngày, xuyên đêm, kể cả thứ 7, Chủ nhật khiến cuộc sống sinh hoạt thường nhật của gia đình, cá nhân các CBCS có nhiều xáo trộn. Đời sống, quyền lợi riêng tư của không ít CBCS Phòng Hồ sơ nghiệp vụ Công an tỉnh Lâm Đồng đã phải tạm gác lại. Tất cả đều hướng về một đích là hoàn thành mục tiêu số hóa, chỉnh lý hồ sơ, tài liệu theo đúng tiến độ đề ra.
Thượng úy Kiều Thị Vân, cán bộ Đội Hồ sơ nghiệp vụ Cảnh sát là người đang có con nhỏ, chồng công tác tại Phòng Cảnh sát hình sự Công an tỉnh Lâm Đồng. Vì nhiệm vụ đặc thù, chồng chị Vân thường xuyên phải đi công tác xa, mọi áp lực, khó khăn với chị lại như gấp bội. Để hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ ở cơ quan, vừa làm tròn chức năng của người mẹ, người vợ, chị Vân cũng như các CBCS trong đơn vị đã phải nỗ lực rất nhiều, để tập trung cho nhiệm vụ chuyên môn.
Với CBCS Phòng Hồ sơ nghiệp vụ, khó khăn nhất hiện nay là máy móc, thiết bị kỹ thuật chưa được trang bị đầy đủ, đã cũ và chưa đồng bộ. Phải làm việc liên tục trong thời gian dài dẫn tới quá tải, các máy móc, thiết bị thường xuyên gặp sự cố, gây ảnh hưởng tới tiến độ công việc. Bên cạnh đó, rất nhiều hồ sơ được lập cách đây tới 60, 70 năm trên chất liệu giấy nhiều kích cỡ, kém chất lượng, nay đã nhàu nát, bay mực. Việc số hóa, chỉnh lý loại hồ sơ, tài liệu này tốn rất nhiều thời gian, công sức, đòi hỏi sự nhẫn nại, kiên trì của người thực hiện.
Mỗi CBCS Phòng Hồ sơ nghiệp vụ Công an tỉnh Lâm Đồng xác định, việc số hóa hồ sơ, tài liệu là nhiệm vụ chính trị quan trọng để thực hiện bước đột phá, đưa công tác quản lý hồ sơ từ truyền thống thủ công sang lưu trữ điện tử, phục vụ công tác quản lý, tra cứu, khai thác thông tin hồ sơ, tài liệu trên các hệ thống dữ liệu điện tử, phục vụ đắc lực các mặt công tác Công an, nhất là công tác phòng ngừa và điều tra tội phạm trong tình hình mới. Nhiệm vụ này cũng góp phần quan trọng vào việc xây dựng Chính phủ số trong giai đoạn hiện nay.
“Vượt lên những giọt mồ hôi, bụi bẩn của từng chồng hồ sơ ẩm mốc, nhàu nát là sự đoàn kết, đồng lòng, sẵn sàng sẻ chia với những khó khăn của nhau, giúp đỡ lẫn nhau để hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ được giao trong đợt cao điểm thực hiện số hóa, chỉnh lý hồ sơ, tài liệu lần này!..”, Thượng tá Khúc Thị Trung, Trưởng Phòng Hồ sơ nghiệp vụ Công an tỉnh Lâm Đồng cho biết.
Với sự nỗ lực hết mình, sẵn sàng khắc phục khó khăn lại được sự quan tâm đôn đốc, động viên của Ban Giám đốc Công an tỉnh Lâm Đồng, kết thúc đợt cao điểm, từ tháng 6 tới tháng 8/2024, Phòng Hồ sơ nghiệp vụ Công an tỉnh Lâm Đồng đã số hóa được 22.986 hồ sơ với hơn 1,5 triệu trang tài liệu, đồng thời chỉnh lý lại toàn bộ hồ sơ này, vượt chỉ tiêu đồng chí Giám đốc Công an tỉnh Lâm Đồng giao 7.986 hồ sơ.